Bir işletmenin başarıya ulaşmasındaki en büyük etken şüphesiz ki iyi bir ekip kurulmasıdır. Kuracağınız ekip ne kadar kaliteli olursa o ekipten ortaya çıkacak işin kalitesi de o kadar fazla olacaktır. Bir ekip kurmak girişimcilerin ya da herhangi bir şirkettteki yöneticilerin çoğunun düşündüğünün aksine oldukça karmaşık bir iştir. Ortaya konulacak işin çok iyi olması için adeta sihirbaz edasında bir şetleri karıştırmak lazımdır. Yani bu süreçte birçok değişken vardır. Bu değişkenlerden en doğru olanını karar vermek elbette bu konuda bir tecrübe oluşmasıyla mümkün olur. Manuel bir saatin yapılışı ekip kurma ve yönetmeye benzetilebilir.

Ekip kültürü ve grupların dinamikleri yani değişkenleri üzerinde çeşitli araştırmalar yapılmış ve bu araştırmalar sonucunda kusursuz olmasa da kusursuza yakın bir ekini kurmak ve motive etmek için belli bir yol haritası ortaya konmuştur.

İşte bu anlamda yapılması gereken ve yapılmaması gereken şeylerin neler olduğunu başarıya ulaşmak için ekibin kurulumunun ve yönetiminin nasıl yapılacağını adım adım bu içerikten öğrenebilirsiniz.

Ekip Kurma Aktiviteleri

Citrix’in isimli platform üzerinde yayınlanan bir araştırma doğrultusunda Dünya’da ofis çalışanı olan kişilerin ortalama %30’u bu ekip kurma aktivitesini oldukça sıkıcı bulmakta ve bundan kaçmaya çalışmaktadır. Bu istatistik doğrultusunda ekip kurma aktivitesinin pek de güzel olmayan bir itibarının olduğu söylenebilir.

Birbiriyle kaynaşmış ve iyi derece motive olmuş bir ekip ancak iyi ilişkiler kurularak kazanılabilecek bir ekiptir. İlişkiler doğru şekilde kurulamadığı sürece işin ilerlemesi ile ilgili süreçlerde doğru şekilde gitmeyecektir.

APA olarak da kısaltması bulunan Amerikan Psikoloji Derneği tarafından yapılan araştırmalar sonucunda ekip kurma aktivitesi olarak adlandırılan aktivitelerin yapılması o iş yerinde çalışmakta olan kişilerin kendine önem verildiği hissetmesini ve bununla birlikte motive olarak işe daha çok değer vermesini sağlamıştır.

Bu araştırmanın yapıldığı çalışan kitlenin ortalama %92’si şirket tarafından değerli görüldüğü hissine kapılmış ve en iyi işi ortaya koyabilmek için var gücüyle, motive olmuş bir şekilde çalışarak işlerini yerine getirdiği gözlemlenmiştir.

Çalışan kişiler ya da yönetici ile çalışan kişi arasında herhangi bir sebepten ortaya çıkan sorunları gidermek ve aradaki bağı güçlendirmek için her zaman bir yol olduğu unutulmamalıdır.

APA’da çalışan yetkililerden biri olan David W. Ballard tarafından ekip kurma aktivitesinin başarılı bir sonuç vermesi için yapılması gerekenler 5 maddelik bir liste halinde yaptığı röportajlardan birinde paylaşılmıştır. Bu alanda uzman olan kişinin önerilerine bakacak olursak:

1. Kişinin gönüllülüğünün önemli olması: Bir şirket içerisinde yapılan aktivitelere şirketin tüm çalışanları katılıyorsa o aktivite gerçekten iyi bir akvitedir. Yapılan araştırma doğrultusunda herhangi bir konuda bir başkasına yardımcı olmak kişinin karşıdakine önem verdiğini göstermekte ve karşılıklı empati kurulmasını sağlamaktadır. Burada gönüllü yapılacak eylemler ekip içinde şüphesiz ki kaynaşmayı arttıracaktır. Bu şekilde aktivitelerin yapıldığı ortamlarda çalışan kişiler sonrasında iş dışındaki hayatlarında görüşmekte ve aralarındaki diyalogları iyileştirmektedirler.

2. Ekipçe fiziksel aktivitelerin yapılması: Sadece erkekleri kapsayacak bir halı saha maçı yerine PaintBall tarzı kadınların da katılabileceği aktivitelere yönelmek kaynaşmayı arttıracaktır. Hem bu sayede şirketteki durağan geçen zamanlar açık havada fiziksel aktivite ile renklenecektir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise yapılacak fiziksel aktiviteye yöneticinin değil de beraber ekibin karar vermesi gerekliliğidir. Yöneticinin karar vereceği aktiviteler çalışanlarda zorunluluk hissi oluşmasına sebep olabilir. Takım oluşturma akvitelerine alternatif olarak şirketçe bowling turnuvası da düzenlenebilir

3. Bir yerin beraberce gezilmesi: İşle alakalı ya da alakasız herhangi bir müze ya da park gezisi yapılabilir. Yine beraber bir basket maçına, tenis müsabakasını izlemeye ya da popüler bir futbol maçına izlemeye gidilebilir.

4. Mesleki gelişim faaliyetlerinin yapılması: Meslekle alakalı yeterli eğitimin verilmesi ve bu eğitimler sayesinde kişilerin bilgi donanımlarının artması sağlanır. Bu aktiviteleri bir yere gönderip almaktansa şirkete çağrılan uzmanlar tarafından almak daha mantıklıdır. Günün belli saatini ayırarak bunun gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz. Burada da ekibin mümkün olduğunca topluca bu eğitimlere iştirak etmesi önemlidir.

5. Beraber yemek yenilmesi: Bir yönetici olarak ekiple beraber yemek yemeniz çalışanların kendini kesinlikle önemli hissetmesini sağlar. Aynı zamanda yemek molalarında onları tanımanıza ve ekibin de sizi tanımasına yardımcı olur.

İyi Bir Ekip İş Dışındaki Süreçlerde de İletişim Kurabilen Ekiptir

MİT tarafından yapılan bir araştırmaya göre iyi bir ekibin arkasındaki sır resmi olmayan iş ortamı dışındaki yerlerde iyi ilişkilerin kurulmasıdır. Çünkü kişiler resmi ortamlarda tam olarak kendilerini ortaya koymaz ve kasarlar, bu da beraberinde güven problemini ortaya çıkarır.

Bu konuda yapılan araştırmaların çoğu başarılı ekiplerin oluşması için iletişimin önemini vurgulamaktadır. İletişim, diyalog kesinlikle olmazsa olmazlardandır. İletişimin ilerletilmesi, empati yapılması, işçi patron gibi çizginin oluşturulmadan şirketin beraberce büyütülmesi hissinin verilmesi en önemli şeydir.

Buradan ekipteki kişilerin dışarıda sıkı fıkı arkadaş olmaları gerektiği gibi bir sonuç çıkartılamaz ancak iş dışındaki muhabbetlerde birbirlerini ele vermeyen işi layıkıyla yerine getiren, hatalar söz konusu olduğunu kollayan düzelten, düzeltmek için fikir veren kişiler olması gerektiği sonucu çıkarılabilir. Bu durumlar oluşmazsa kişiler en ufak sıkıntı diğerini satabilir ve bu da zamanla ekipte kargaşaya yol açabilir. Çünkü şirket genelde ufak bir yerdir ve haberler kulaktan kulağa mutlaka dolaşır ve de gerçekler bir gün mutlaka ortaya çıkar.

İş ortamında iş dışı iletişimi sağlamak için neler yapılabilir? Yönetici olan kişiler ekiple karar verilecek belli periyotlarla kahve molası düzenleyebilir. Bu molalarda herkes aynı anda molada olacağı için iletişimin artması sağlanabilir.

Basit bir aktivite gibi gözükse de herkes bu tarz aktivitelere eşlik etme konusunda istekli olacağı için ekip kurma egzersizi gibi zorlama bir şey yapılacağına böyle doğal yollarla iletişim sağlanabilir. Zaman zaman İş Hayatında Başarı için İletişim Becerilerini geliştirmek amacıyla empati, sabır gibi belli noktaralara dikkat edilmesi gerekebilir.

Ekibin Parlayan Üyesi Çoğunlukla Ekibine Bağımlı Kişidir

Ekiplerin çoğunda mutlaka sıyrılan bir kişi olur. Bunlar kimi zaman karakterleri, kimi zaman yetişmiş olduğu ortam, kimi zaman da doğuştan gelen bir takım özellikle ile iş konusunda en öndeki kişiler olurlar. Bu kişiler çoğunlukla takımına bağımlı olan bir yapıya sahip olurlar.

Harvard Üniversite’sinde 2006 senesinde yapılan bir araştırma kapsamında Kalp cerrahı olan kişilerin kendi ekibi ile çalışması halinde kendini geliştirdiği ve performansın da gün geçtikçe daha iyi olduğu şekilde bir sonuca varılmıştır. Bu sonuçlara hastalardan alınan geri dönüşlerle karar verilmiştir.

Tabiki bu araştırma yapılırken bir de kıyaslama noktası bulunmalıdır. Başka bir örnekte ise cerrahın çalıştığı personeller değişmekte ve bu da gelişimin önünü kesmektedir. İnsan bir şekilde bağ kuran canlı olduğu için bu bağın kurulduğu insanlarla anlaşmak elbette daha kolay olmakta ve yapılan her şeye yanısımaktadır. Sonuç olarak işi yapan kim olursa olsun kendi çalışma ortamında kendi ekibi ile çalışarak en verilmli sonuç alınabilir.

İşveren ya da çalışan açısından ekipteki yıldız çalışanın tutarlı katkılar sunması şüphesiz ki oldukça önemlidir. Yıldız çalışanı yönetmek için öncelikle ona uygun ortamı bozmamalısınız.

İşletmenin Uzaktan Çalışan Ekibi Şirket içi Çalışan Ekibinden Daha Verimli Olabilir

MIT Üniversitesi tarafından yapılan araştırma kapsamında yazılım firmalarında uzaktan çalışan kişiler sistemin düzgün bir şekilde ayarlanıp uygulanmasından sonra daimi olarak herhangi bir konumdaki ofise gidip gelen kişilere göre daha iyi performans göstermiştir. Ancak tabi ki bu noktada da uzaktan destek verip çalışan kişilerin başarısının ortaya çıkmasını etkileyecek birçok faktör bulunmaktadır. Şimdi bu faktörlere detaylıca bakacak olursak:

——-

• Uzaktan çalışanların kendilerine değer verildiğini hissetmelerini sağlayın. Uzaktan çalışanlar özellikle küçümsenmeye ve yaptıkları iş için takdir edilmemeye karşı çok hassastırlar. Ekiplerin uzaktan çalışan üyeleri desteklendiği ve takdir edildiği konusunda emin olmalıdırlar.
• Kesintisiz iş koordinasyonu için çözümler bulun. Herhangi bir sanal ekip için gereken en önemli araç, tüm ekibin erişebildiği bir proje yönetim sistemi ile ellerindeki işleri görüntüleyebilme, organize edebilme ve teslim tarihleri üzerinde oynayabilme becerisidir. Tarihleri ve proje güncellemelerini paylaşmak keşmekeşe neden olabilir. Bunun için en iyi çözümlerden biri ise Basecamp’tir.

İş ile ilgili iletişimler. “Bugün ne yaptın?” gibi basit bir soru bile uzaktan çalışan ekiplerde yanıtlanması ve takibi zor bir sorudur. Bunun için bir şirket içi mesaj panosu gibi davranan bir program kullanabilirsiniz.

Mutlaka okuyun: Çalışanlarınıza Özgürlük ve Otonomi Vermenin Yolları

5. Kişilerarası Beyin Fırtınası, Ekipler İçin En İyi Seçenek Değildir

Harika ekipler genellikle beyin fırtınaları yaparak harika çözümler için küçük parçaları bir araya getirebilme yetenekleri ile biliniyorlar. Sorun şu ki, yapılan birçok araştırma konu en iyi ve en yenilikçi fikirler oluşturmak olduğunda beyin fırtınasının en iyi seçenek olmadığını ortaya koymaktadır.

İşte, ekip olarak beyin fırtınası yapmanın niçin en iyi seçenek olmadığı ile ilgili birkaç neden:

1. Sosyal Gevezelik: “Sosyal gevezelik” kavramı üzerine yapılan araştırmalar ekip halinde beyin fırtınası yaparken yaratıcı insanların kendilerini tamamen vermediğini çünkü diğer insanların bu konu hakkında boş boş konuşabileceğini düşündüklerini ortaya koymuştur.
2. Ürün Bloklama: Ekip olarak beyin fırtınası sırasında, iş arkadaşlarından birisi kendi fikirlerini anlatırken, ekibin tamamı beklemek zorundadır. Bu bazı insanların konu hakkında çok konuşulduğundan ötürü kendi fikirlerini paylaşmamalarına neden olmaktadır.
3. Değerlendirilme Endişesi: Şaşırtıcı olmayan bir şekilde beyin fırtınalarına katkıda bulunanlar, fikirlerinin yargılanacağını düşünmektedir. Araştırmalar bunun genellikle insanların paylaşmayı yeğlememesine çünkü tek başlarına beyin fırtınası yaparken çok daha fazla ve taze fikirler üretebileceklerine inandıklarını göstermektedir.

Ancak beyin fırtınası ekipler için oldukça önemlidir. Araştırmalar, bunun çalışanların çalıştıkları işe daha çok yoğunlaşmasına yardımcı olduğunu göstermektedir. İnsanlar katkıda bulunduklarını düşündüklerinde, projenin başarısı için daha çok çaba ve zaman harcama eğilimindedirler.

Peki, çözüm nedir?

Bu araştırmaya göre çözüm, elektronik beyin fırtınası olarak bilinen yeni bir çevrimiçi beyin fırtınası türüdür. Bu uygulama birçok yüz yüze sorunu önleyebilecek olan bir chat programı aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Aynı zamanda şu kurallar da uygulanmalıdır:

• Yargılama yok,
• Niteliğe odaklanmalı,
• Diğerleri tarafından üretilen fikirler ile bütünleştirip, fikirleri geliştirmeye odaklanmalı.

Bu hızlı iletişim için HipChat programını kullanabilirsiniz. Uygulama yukarıda bahsedilen elektronik beyin fırtınası oturumlarını yaratmak için harikadır.

6. Harika Ekipler Bir Analitik Düşünüre Sahip Olmaktan Faydalanır

Konu harika bir ekip kurmak olduğunda Carnegie Mellon Üniversitesi’nde yapılan bir araştırma ekipte bir analitik düşünüre sahip olmanın, büyük resmi görmek için gerekli olduğunu ortaya koymaktadır.

Bir analitik düşünürün tanımı nedir? Araştırma bu kişiyi hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken alt görevleri tanımlayan ve bunlara odaklanmak için “sürece odaklanmaya” önem veren kişi olarak tanımlıyor. Bir başka deyişle, bu detaylara odaklanan kişi en küçük şeye bile dikkat ediyor. Bu kişiler, genel stratejiyi yürütmeye konsantre olan, daha büyük düşünen kişiler olarak biliniyorlar.

Onların görevleri potansiyel olumsuz çatışmaları önleyerek ekip üyelerini sürecin yaratımına odaklanmaları konusunda eğitmektir. Tüm ekip, detayları daha iyi anladığında bu analitik düşünür tüm stratejiyi planlayarak ekibin kusursuz olarak çalışmasını garantiler.

Mutlaka okuyun: Her Şirkette Bulunması Gereken 5 Personel

7. Mikro Kültürler Oluşturmak Ekipler için Kötü Olabilir

Ekip arasında farklı boyutlarda arkadaşlıklar oluşabilir. Araştırmalar, aynı bölümde (örneğin pazarlama, destek, ürün, vb.) çalışan ve benzer sosyal kimliklere sahip ekip üyelerinin daha sıkı arkadaşlık bağları oluşturma eğiliminde olduklarını göstermektedir.

Farklı bölümler arası çalışan ekiplerden en iyi şekilde yararlanmaya yönelik yapılmış psikolojik bir araştırmada,  farklı bölümler arası çalışan ekiplerin tek bölümler üzerinde çalışan ekiplere kıyasla daha üretken oldukları saptanmıştır. Ancak, ekip üyelerini daha küçük gruplara bölmek, performansı oldukça artırabilir.

Ekip liderleri her bir ekip üyesinin belirli bir neden üzerinde çalıştığından ve ekipteki herkesin de fikrini söyleme hakkının olduğundan emin olmalıdır.

Her ne kadar özel arkadaşlıklar iyi bir şey de olsa, ofis dedikoduları ve bölümler arası rekabet olumlu ve hedef odaklı bir ortam için ideal değildir.

8. Ekiplerin “Sosyal Duyarlılığa” İhtiyacı Vardır

Bir dizi zorluğun üstesinden gelebilmek adına, tüm ekip üyelerinin sosyal duyarlılığa sahip olması gereklidir.

Bu konu üzerinde yapılan son araştırma, iş arkadaşlarının duygusal durumlarını okuyabilme becerisinin ekibin başarısını belirlemede önemli olduğunu ortaya koymuştur. İş arkadaşlarınızın tükendiğini, meşgul olduğunu veya kafa karışıklığı yaşadığını fark etmek, takımın bütünlüğünü ispatlamak için kullanılan kriterlerdendir.

Görünüşte küçük olan şeyler (sırayla konuşamamak gibi) ekip arasındaki sosyal duyarlılık üzerinde çalışmayı gerektirir.

Bunların yanısıra kadınların erkeklere kıyasla daha duyarlı olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Yapılan bir araştırmaya göre yönetim kurulunda en az bir kadın bulunan şirketler, tamamen erkeklerden oluşan yönetim kurullarına kıyasla çok daha başarılı performans göstermektedir.

Sonuç olarak sosyal duyarlılık, şirketinizin kültüründe oluşturmanız gereken önemli bir olgudur. Şirketinizde her zaman şeffaflığa önem verin ve tüm çalışanlarınızı egolarından arındırdığınızdan emin olun.

9. En İyi Ekiplerin Hem Dışa Dönük Hem İçe Dönük Üyeleri Vardır

“Eğer bir balığı ağaca tırmanamıyor diye yargılarsanız tüm hayatını kendisinin aptal olduğunu düşünerek geçirecektir.” Albert Einstein

Birçok şirket aktif olarak çalışanlarının daha açık ve dışa dönük olmaları konusunda teşvik etmektedir. Ancak bu zihniyete dikkat etmeniz gerekmektedir; içe dönük insanlar, dışa dönük olanlara kıyasla daha güçlü bir ilk izlenim yaratamıyor olsalar bile, ekiplerinin en önemli üyeleri olduklarını kanıtlamışlardır.

Araştırma, içe dönük üyelerin ekiplerinde en düşük statüye sahip olsalar bile (iş arkadaşları ekip için yeterli etkilerinin olmadıklarını düşünür) zaman içerisinde dışa dönükler statü olarak düşerken, içe dönük olanların yükseldiklerini göstermektedir.

Bu küçümsenen sessiz tipler, ekipler için harika bir denge yaratılar. Bu yüzden ekibinizdeki bu gibi kişilere mutlaka fırsat tanıyın. Doğuştan biraz çekingen olmaları, ekibe katkıda bulunamayacakları anlamına gelmemektedir.