Günümüzün dijital dünyasında, staj başvurusu için e-mail yazmak giderek daha normal bir hale gelmiştir. Bir staj ilanı gördüğünüzde ya da hali hazırdaki stajlarla ilgili bilgi almak için listede adı geçen kişiye e-mail gönderin. E-mailinizi yazarken resmi bir mektup formatında olduğundan emin olun. Doğru selamlamayı, kapanışı ve dil bilgisini kullanın. Çalışmalarınızı iki kez kontrol edin ve yanıtları almaya hazırlanın.
Bölüm 1 : E-maili Yazmaya Hazırlanmak
1. Profesyonel bir e-mail adresi oluşturun. İş yazışmalarınızı gönderirken profesyonel ve net bir e-mail adresi kullanın. Takma isimleri, gereksiz sembolleri ve numaraları kullanmaktan kaçının. Adınızın bir varyasyonu işinize yarayabilir. Örneğin: ornek.kisi@gmail.com iyi olabilir.
- Eğer kullandığınız e-mail adresi profesyonel olmayan içerikler barındıran bir sosyal medya ağına bağlı ise, farklı bir adres oluşturup kullanın. Ayrıca, sosyal medya üzerinde gizlilik ayarlarınızı düzeltin.
2. Şirketi araştırın. Staj başvurusu yapmadan önce, çalışmak istediğiniz şirketi araştırın. Şirketin web sitelerini ziyaret edin. Şirket ile ilgili tüm haber makalelerini okuyun. Şirketin sosyal medya üzerinde erişilebilir bir ürünü varsa, test etmek için ürünü bir hafta süreyle kullanın. Mektubunuzu hazırlamak için görüşlerinizi kullanın. Potansiyel işverenler, şirket hakkında bilgilere sahip olan ve bu bilgiyi tutarlı bir şekilde gösterebilen adayları takdir ederler.
3. Karşılıklı bir irtibat kurun. Bir şirket ile bağlantı kurmak sizin için faydalı olabilir. Şirket adına anahtar kelime aramaları yapmak için LinkedIn ve Facebook gibi sosyal ağları kullanın. Geriye dönük herhangi bir temas olursa, bulundukları konumları kontrol edin. Nazikçe bir telefon görüşmesi ya da kişi ile görüşme talebinde bulunun. Staj başvurunuz ile ilgili ipuçları isteyin.
- LinkedIn ile bir şirkette hangi kişilerin çalıştığını görebilirsiniz. Tanıdığınız birinden bu kişilerden herhangi biri ile bağlantı kurmanızda yardım istemekten çekinmeyin. Ancak dikkatli olun ve aynı kişiden defalarca kez yardım istemeyin.
- Pek çok üniversite çevrimiçi mezun veri tabanı sağlamaktadır. Belli işlerde veya iş yerlerinde bu platformlar aracılığı ile de kişiler arayabilirsiniz. İletişim bilgilerini genellikle öğrencilere sunan mezunlar, öğrenciler tarafından e-mail ya da telefon görüşmesi almaya açıktırlar.
- Staj yapacağınız şirketteki bağlantınız ile görüşürken, staj ile ilgilendiğinizi söyleyin. Şirketin organizasyon yapısı, çalışma ortamı, hedefleri ve bunun gibi şeyler hakkında bilgi alın.
4. Alıcıyı belirleyin. Staj ilanı iletişime geçeceğiniz kişinin adını içeriyor mu? Öyleyse, göndereceğiniz e-mailde o kişinin adını ve e-mail adresini kullanın. Listede irtibata geçebileceğiniz bir kişi adı yoksa, stajyerlik görevlerinden kimin sorumlu olduğunu öğrenmek için şirketi arayın. Eğer bir sorumlu yok ise, e-mailinizi şirketteki insan kaynaklarında çalışan üst düzey bir kişiye yönlendirin. Eğer şirketteki herhangi bir kişi ile konuşuyorsanız, bundan e-mailinizin başlangıcında bahsedebilirsiniz.
- Herhangi bir çalışanın ismine ulaşamazsanız, e-mailinizi “Sayın Bay ya da Sayın Bayan” olarak iletin.
5. Konu başlığı kısmında net olun. E-mailinizin yükse hacme sahip bir şirketin e-posta kutusunda fark edilmesini istiyorsanız, örneğin; ” Şirket X Staj Başvurusu: Osman KORKMAZ ” yazabilirsiniz. Eğer işveren tarafından talep edilen bir konu başlığı satırı var ise doğrudan onu kullanın.